Privacy rond de ledenadministratie

REGLEMENT BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS PAROCHIES

Voor het beheer en de toegankelijkheid van gegevens heeft de Bisschoppenconferentie een nieuw Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies opgesteld.
(nr. 7 in de reeks Regelingen R.K. Kerkgenootschap in Nederland). Dit Reglement doet recht aan de in 2002 ingevoerde Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Aan dit Reglement moeten alle parochies voldoen.

1.       Verplichtingen voor de parochie

Gebruik de administratie alleen voor de eigen organisatie
De ledenadministratie mag alleen gebruikt worden voor het kerkelijke werk. Zonder toestemming van de geregistreerde mag u de gegevens niet aan andere organisaties verstrekken, tenzij dat voortvloeit uit het doel van de registratie.

Zorg dat de administratie juist en volledig is
De wet eist een correcte ledenadministratie. Het is dus niet alleen nuttig, maar ook wettelijk verplicht dat uw ledenadministratie zo up-to-date mogelijk is.

Informeer zo nodig de ingeschrevene
De parochie heeft de plicht om de parochianen te informeren dat zij ingeschreven.
Nu wordt iemand die gedoopt is, volgens de wet geacht te weten dat men bij een parochie staat ingeschreven. Dit betekent dat ook voor verhuizingen van parochianen geen informatieplicht van uw kant bestaat. U hebt als parochie derhalve uitsluitend voor nieuwe inschrijvingen (bijvoorbeeld via informatie van derden) een informatieplicht.

Beveilig de administratie zorgvuldig
De parochie heeft de plicht om de ledenadministratie goed te beveiligen. De medewerkers die de zorg voor de administratie hebben, moeten deze met zorgvuldigheid bewerken en bewaren. Het parochiebestuur dient dit te regelen.

2.       Rechten van de parochiaan

Kennisname
Als een parochiaan informeert of hij/zij is ingeschreven in uw ledenadministratie, dan moet u daarop binnen een maand schriftelijk antwoorden.

Inzage
Als een parochiaan u schriftelijk vraagt welke gegevens u precies over hem/haar hebt opgenomen of waar u die gegevens vandaan hebt, dan moet u daarop binnen een maand schriftelijk antwoorden.

Verbetering
Als een parochiaan u schriftelijk vraagt om de gegevens die over hem/haar in de administratie zijn opgenomen te wijzigen of te verbeteren, dan moet u daarop binnen twee maanden schriftelijk antwoorden.

Kennisname van verstrekking aan derden
Als een parochiaan u schriftelijk vraagt of de parochie gegevens uit de ledenadministratie aan derden verstrekt, moet u daarop binnen een maand schriftelijk antwoorden.

Verwijdering
Als een parochiaan u (schriftelijk) vraagt om verwijderd te worden uit uw ledenadministratie, moet u daaraan voldoen. U dient dan tevens op de consequenties van verwijdering te wijzen.
Wat betreft verwijdering wordt u verzocht een terughoudende opstelling in te nemen. Het is van belang dat het echt om een verzoek tot uitschrijving als katholiek gaat, en niet slechts de wens om bijvoorbeeld geen post meer van de parochie te ontvangen of niet meer benaderd te worden voor de kerkbijdrage. U dient dan te volstaan met een aantekening in uw ledenadministratie.
De gewenste terughoudendheid van uw kant geldt helemaal indien het een parochiaan betreft die niet deelneemt aan het parochieleven of geen kerkbijdrage aan de parochie geeft. Dit is geen reden om hem/haar op uw eigen initiatief uit de ledenadministratie te verwijderen of aan de parochiaan te vragen of deze uit de administratie verwijderd wil worden. Alleen als de parochiaan daar uit zichzelf
(schriftelijk) om vraagt, voldoet u aan zo’n verzoek.